Schnelligkeit ist ein Wettbewerbsvorteil – besonders im B2B-Vertrieb. Wer Interessent*innen zeitnah antwortet, signalisiert Professionalität und Verlässlichkeit. Gleichzeitig wünschen sich viele Unternehmen klar strukturierte Prozesse, die Mitarbeitende entlasten, keine wichtigen Schritte vergessen lassen und standardisierte Qualität sicherstellen.
Die Realität?
Vertriebsteams kämpfen oft mit manuellen Prozessen, verstreuten Informationen und hohem Abstimmungsaufwand. Genau hier setzen wir an.
Der neue Vertriebsprozess – Schritt für Schritt
Auf Basis von HubSpot haben wir einen durchgängigen Prozess aufgebaut, der alle typischen Aufgaben im Angebotsprozess (teil-)automatisiert:
1. Anfrage geht ein – der Deal startet automatisch
Ob per Website-Formular oder über eine individuelle Angebotsanfrage: Sobald eine Anfrage eingeht, wird ein Deal erstellt und automatisch der passende Workflow gestartet.
2. Eingangsbestätigung – sofort, ohne manuelle E-Mail
Die Interessent*innen erhalten sofort eine personalisierte Eingangsbestätigung. Gleichzeitig bekommt der zuständige Mitarbeitende eine Aufgabe zugewiesen.
3. Angebotsklärung und Angebotserstellung
Vordefinierte Deal-Phasen führen durch den Prozess. Gesprächsleitfäden, Angebotsvorlagen und vordefinierte Texte sorgen für Einheitlichkeit und Effizienz – ohne das persönliche Gespräch zu ersetzen.
4. Angebot versenden – mit einem Klick
Durch die Integration von Vorlagen und Standardbausteinen ist das Angebot in wenigen Minuten erstellt und verschickt – direkt aus HubSpot, inklusive Dokumententracking. Handelt es sich um eine Standardanfrage, wird automatisch ein passendes Angebot zusammengestellt und kann nach der Prüfung direkt verschickt werden.
5. Automatisiertes Nachfassen – nichts geht verloren
Wurde das Angebot geöffnet? Nein? Dann folgt eine Erinnerung per E-Mail. Ja? Dann erhält der Vertrieb eine Aufgabe zum Nachfassen. Alles automatisch.
6. Entscheidung offen? Erinnerung nach 30 Tagen
Auch wenn sich Interessent*innen nicht melden, wird der Prozess nicht vergessen. Eine automatische Wiedervorlage erinnert nach 30 Tagen ans Follow-up. Auch lange Entscheidungsprozesse über mehrere Monate sind berücksichtigt und abgedeckt.
Der gesamte Prozess ist transparent, nachvollziehbar und entlastet das Vertriebsteam.
Der konkrete Nutzen
- Effizienz: Angebote werden innerhalb eines Tages erstellt statt wie früher nach mehreren Tagen.
- Sicherheit: Jeder Schritt ist dokumentiert, keine Aufgabe wird vergessen.
- Entlastung: Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisiert.
- Personalisierung: Trotz Automatisierung bleibt der persönliche Kontakt bestehen – weil der Prozess gezielt menschliche Touchpoints wie Telefonate einplant.
- Transparenz: Der komplette Vertriebsprozess ist in HubSpot nachvollziehbar – für jede*n im Team.
- Planbarkeit: Das Angebotsvolumen ist jederzeit einsehbarund anhand von Erfahrungswerten können Umsatzprognosenfür die Zukunft erstellt werden.
Dieses Setup ist ideal für B2B-Unternehmen, die:
- viele vergleichbare Angebotsanfragen erhalten,
- Ihre Prozesse standardisieren möchten,
- mit einem kleinen Vertriebsteam effizient arbeiten wollen,
- Leads systematisch pflegen und nachverfolgen wollen,
- den Überblick über offene Deals behalten möchten.
Ob Industrie, Fertigung oder Dienstleistung: Wer Wert auf verlässliche Prozesse, strukturierte Kommunikation und schnelle Reaktionszeiten legt, profitiert von einem digitalisierten Vertriebsprozess.
Ihr Vertrieb kann mehr
Automatisierte Prozesse sind kein Selbstzweck – sie schaffen echten Mehrwert. Für Ihr Team, für Ihre Interessent*innen und am Ende auch für Ihren Umsatz. Es entscheidet oft nicht nur, was angeboten wird – sondern wie schnell und wie professionell.
Neugierig geworden?
Sie möchten Ihren Vertriebsprozess ebenfalls (teil)automatisieren oder möchten wissen, wie HubSpot Sie dabei unterstützen kann? Wir zeigen Ihnen, wie wir das Ganze individuell und praxistauglich für Sie umsetzen.
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