Warum ein Pilotprojekt Sicherheit gibt
Viele Unternehmen wissen, dass ihr bestehendes CRM nicht mehr gut zu ihren Anforderungen passt. Trotzdem bleibt die Hürde für einen Wechsel hoch. Ein neues System bedeutet Veränderung. Teams müssen neue Abläufe lernen. Daten müssen übertragen werden. Prozesse werden sichtbar und müssen neu bewertet werden.
Ein Pilotprojekt reduziert diese Hürde. Es begrenzt den Umfang und schafft einen sicheren Rahmen. Statt alle Prozesse gleichzeitig zu verändern, konzentriert sich das Unternehmen auf einen konkreten Anwendungsfall.
Bei SaniCall ließ sich der Ablauf klar abbilden: Anfrage über die Website, Lead in HubSpot, Angebotserstellung, Nachverfolgung und Übergabe ins ERP-System. So konnte das Team schnell prüfen, wie HubSpot im Alltag funktioniert und wo die Plattform wirklich entlastet.
Vom echten Prozess ausgehen
Ein Pilotprojekt funktioniert dann besonders gut, wenn es nicht zuerst technisch gedacht wird. Entscheidend ist der reale Arbeitsalltag.
Bei der TGE Gruppe ging es deshalb nicht um die Frage: Welche HubSpot-Funktionen richten wir ein? Sondern um: Wie läuft der Prozess heute wirklich? Wo entstehen manuelle Aufwände? Welche Schritte sind sinnvoll? Welche lassen sich vereinfachen?
Genau darin lag der Wert der Zusammenarbeit. querformat hat den bestehenden Prozess gemeinsam mit dem Team aufgenommen, hinterfragt und in HubSpot übersetzt. Dabei wurde nicht alles eins zu eins übertragen. An manchen Stellen wurde der Ablauf strukturiert angepasst.
Vom Pilot zur Plattform
Nachdem der SaniCall-Prozess funktionierte, konnte die TGE Gruppe HubSpot Schritt für Schritt erweitern. Zuerst auf weitere Vertriebsprozesse, die auch die anderen Unternehmen der Gruppe berücksichtigen. Dann auf Servicefälle und Tickets. Anschließend auf Marketingaktivitäten wie Newsletter, Formulare, Landingpages, Social Media und Kampagnen.
Aus dem Pilotprojekt entstand so eine gemeinsame Plattform für Kundenbeziehungen. Vertrieb, Service und Marketing arbeiten nicht mehr losgelöst voneinander. Informationen zu Kontakten, Unternehmen, Angeboten, Tickets und Marketinginteraktionen laufen an einem Ort zusammen.
Genau hier zeigt sich der Plattformgedanke von HubSpot: Es geht nicht nur um ein CRM. Es geht um ein System, das Prozesse verbindet und den Blick auf Kunden klarer macht.
Was Unternehmen daraus lernen können
Ein gutes Pilotprojekt ist nicht einfach klein. Es ist bewusst fokussiert. Es hat ein klares Ziel, einen nachvollziehbaren Prozess und einen Nutzen, der schnell sichtbar wird.
Für CRM- und HubSpot-Projekte heißt das:
Starten Sie mit einem konkreten Anwendungsfall. Gehen Sie vom echten Arbeitsalltag aus. Vereinfachen Sie Prozesse, bevor Sie sie digitalisieren. Halten Sie den Menschen bewusst im Prozess. Und nutzen Sie den Pilot als Lernfeld für den weiteren Ausbau.
Ein CRM-Wechsel muss kein schwerfälliges Großprojekt sein. Oft ist der bessere Weg ein klarer, praxisnaher Einstieg mit der pragmatischen Herangehensweise von querformat, die sich nah an der tatsächlichen Unternehmensrealität orientiert.
Sie können dort mit uns starten, wo ein konkreter Prozess verbessert werden soll. Mit einem Pilotprojekt, das Ihnen die Wirkung und die Möglichkeiten zeigt. Und mit einer Plattform, die anschließend Schritt für Schritt mitwächst.
Hinweis: Die verwendeten Bildmotive wurden mithilfe von KI generiert und anschließend redaktionell nachbearbeitet.
Bei der TGE Gruppe rund um Telegärtner Elektronik war dieser Startpunkt SaniCall. Eine eigene Marke, eine eigene Website, ein überschaubares Produktangebot und ein klarer Vertriebsprozess. Damit konnte die TGE Gruppe HubSpot im echten Alltag testen, ohne direkt den gesamten Vertrieb umzustellen. Die Case Study zum Projekt finden Sie hier.
